Bevy friendly Technologies

„Die Idee zu Bevy kam mir zwei Wochen nach meiner Ankunft in Mailand. Ich hatte versucht, Wasser zu bestellen, und das Kundenerlebnis war völlig unzureichend. Ich hatte aus Deutschland die Erfahrung, dass man bestellt, soviel man will, und zu einem fest vereinbarten Termin innerhalb eines Zeitfensters von zwei Stunden seine Lieferung bekommt“, berichtet der Gründer Hendrik Wawers. „In Mailand gab es nur zwei Alternativen: Zum einen die Online-Bestellung bei einem Supermarkt, die aber auf maximal zwei Sechserpacks beschränkt war. Zum anderen traditionelle Lieferungen von Getränkehändlern, die aber nicht zeitgemäß waren, was die Kundenfreundlichkeit betraf. Man musste teilweise dort anrufen, wusste nie genau, wann die Lieferung kommt – und die Preise waren viel zu hoch. Da habe ich beschlossen: Das kann ich besser!“

Die Idee: Ein Lieferdienst für alles, was schwer und sperrig ist und den Kunden beim Einkaufen das Leben erschwert, weil sie es nach Hause schleppen müssen. Außerdem sollte das Angebot den heutigen Ansprüchen von Kunden an solche modernen Dienstleistungen entsprechen: Genauer Liefertermin am selben Tag in einem Zeitfenster von zwei Stunden, auf Wunsch zehn Minuten vor Eintreffen der Ware eine Benachrichtigung per WhatsApp, die ökologisch saubere Lieferung per Elektro-Auto und das Einsammeln des Leerguts, um es zu den Herstellern zurück zu bringen. „Das ist in Deutschland Standard, aber in Italien kennt man es so noch nicht“, erklärt Wawers. Bevy begann als Getränkelieferdienst, weitet sein Sortiment aber kontinuierlich aus. „Wir sondieren aktuell und fügen unserem Angebot weitere Produkte hinzu, etwa Waschmittel, Haushalts- und Körperpflegeprodukte oder Tierfutter.“ Denn der italienische Markt unterscheidet ich in einem Punkt deutlich vom deutschen, weiß der Geschäftsführer: „Die Menschen in Italien kaufen ihre Lebensmittel gerne im Einzelhandel. Fleisch, Fisch, Käse, Gemüse oder Obst sehen sie sich am liebsten genau an, nehmen die Sachen in die Hand, schnuppern und probieren, wenn möglich. Aber die sperrigen, schweren Produkte schleppen sie genauso ungern nach Hause wie die Deutschen. Und da kommen wir ins Spiel.“

Wawers war vor seinem Umzug nach Mailand als Unternehmensberater tätig und weiß, wie man ein Start-Up gründet. Gemeinsam mit seiner italienischen Mitgründerin Federica Lettieri begann er im November 2021, ein schlüssiges Geschäftskonzept mit detailliertem Businessplan zu erstellen und machte sich dann auf die Suche nach Investoren. Schon im Mai 2022 legte das Start-Up los. „In der Zwischenzeit ging es natürlich auch immer um die konkrete Umsetzung des Geschäftsmodells – nicht zuletzt die digitale Abbildung der geschäftlichen Strukturen und Prozesse. Uns war wichtig, von Beginn an alle Abläufe zu digitalisieren, etwa den Sales-Order-Prozess vom Eingang der Bestellung im Shop bis hin zur Kommissionierung im Lager“, so Wawers. „Das Ganze muss von den Prozessen her so optimiert sein, dass wir die volle Kundenzufriedenheit gewährleisten können. Und da ist X360 ein sehr attraktives Tool, das einen sehr großen Teil der Lieferkette abbildet.“

Die Empfehlung für die ERP-Lösung von Haufe kam von einem Kontakt aus seinem Business-Netzwerk. „Ein anderer Gründer, der ebenfalls einen Lieferdienst als Start-Up auf die Beine gestellt hatte, nutzte Haufe X360 und war vollauf zufrieden damit. Er riet mir, mit Thomas Groß vom Haufe-Partner MDIS zu sprechen und mir die Software X360 anzuschauen. Davor hatte ich natürlich schon selbst Nachforschungen angestellt und auch einige andere Systeme unter die Lupe genommen, sogar mit den Anbietern gesprochen“, erinnert sich Wawers. „Mir wurde dann schnell klar, dass X360 nicht nur Prozessoptimierungen und daraus resultierend eine hohe Kundenzufriedenheit ermöglichen würde, sondern auch die Flexibilität und Skalierbarkeit, die wir brauchen, um unser Geschäftsmodell auszuweiten oder neuen Gegebenheiten gerecht werden zu können. Ganz wichtig war außerdem, dass man einerseits mit dem System über die Standard-Funktionalitäten schon sehr viele Prozesse abbilden kann – dass sich andererseits aber auch immer Anpassungen vornehmen lassen, um den ganz spezifischen Anforderungen gerecht zu werden, die unser Geschäft mit sich bringt.“ Dass X360 in der Cloud gehostet und als SaaS-Lösung (Software-as-a-Service) angeboten wird, empfindet der Geschäftsführer noch heute als echten Pluspunkt: „Ein eigener Server mit allem, was daran hängt, wäre für uns als Start-Up viel zu teuer gewesen. Die Cloud-Lösung war ein absolutes Muss für uns.“

Der Online-Shop von Bevy basiert auf der Software Shopify, die zunächst vom Implementierungspartner MDIS auf Bevy zugeschnitten und in Haufe X360 integriert werden musste. „Alle Daten, die Kunden bei ihrer Bestellung in die Benutzeroberfläche des Online-Shops eingeben, müssen eins zu eins ins ERP-System übertragen werden. Das ist unter anderem notwendig, weil X360 auch alle Prozesse im Lager und in der Warenwirtschaft abdeckt“, so Wawers. „Kommt eine Bestellung rein, ist sie automatisch auch im ERP angelegt. Dadurch können wir sie im Lager vorbereiten bzw. die bestellten Waren kommissionieren und für die Auslieferung fertig machen. So stellen wir sicher, dass die richtigen Produkte beim Kunden ankommen.“

Ein weiterer wichtiger Punkt: Der Stand des Inventars wird automatisch immer exakt dokumentiert, jedes Produkt, das ins Lager kommt oder das Lager verlässt, wird im ERP-System erfasst. Durch die Integration mit Shopify ist so gewährleistet, dass nichts im Online-Shop angeboten wird, was nicht geliefert werden kann. „Die Nachbestellung können wir sogar automatisieren, so dass bei Unterschreitung eines definierbaren Schwellenwertes an gelagerter Ware sofort ein Auftrag an den Lieferanten rausgeht. Momentan nutzen wir diese Funktion noch nicht, sondern machen das manuell. Aber im nächsten Schritt der Digitalisierung unseres Geschäfts werden wir das angehen“, erklärt Wawers.