STRUKTURIERT UND EFFIZIENT ARBEITEN MIT ERP-SYSTEM

ERP-System steht für „Enterprise-Resource-Planning-System“, also eine Unterneh­mens­soft­ware zur Struktu­rie­rung der Betriebs­ressour­cen. Mit einem ERP-System sind Unterneh­men in der Lage, alle Geschäfts­prozesse einer Firma opti­mal abzu­­bilden und zu steuern. Durch den umfas­­senden Ein­blick in alle Unter­neh­mens­be­reiche wie Buchhaltung, Lager, Einkauf, Verkauf, CRM oder Produk­tion lassen sich schnell Potenziale zur Ver­bes­serung iden­ti­fi­zie­ren. Grund­sätz­lich wird zwischen On-Premise- und Cloud ERP-Systemen unter­schieden:

ERP-Systeme werden entweder als Komplett­lösung oder als modu­lare Software angeboten. Basis ist eine einheit­liche Datenbank. Diese ermög­licht es Unter­neh­men, Daten und Informationen in allen Unter­neh­mens­be­rei­chen in Echtzeit bereit­zustellen und so alle Geschäfts­prozesse effi­zient und kosten­sparend zu gestalten. ERP-Systeme sind folglich so aufge­baut, dass sie Anwend­ungen für alle betriebs­wirt­schaft­liche Unter­neh­mens­bereiche bieten:

• Finanzwesen und Controlling
• Marketing und Vertrieb
• Logistik
• Customer Relationship Management (CRM)
• Lagerhaltung und Bestellwesen
• Produktion

Die Module können in der Regel an branchen­spezi­fische Anfor­derungen angepasst werden. Bei lexbizz ist eine Anpas­sung an indi­vi­duelle Bedürf­nisse problem­los möglich.

Ein ERP-Programm ermöglicht es, Geschäfts­prozesse abzu­bilden, zu steuern und zu opti­mieren. Zu diesem Zweck beinhal­tet ein ERP-System in der Regel folgende Funktio­nen oder Module:

• Warenwirtschaft
• Material- und Lager­wirtschaft
• Einkauf und Verkauf
• Buchhaltung und Finanz­wesen

Manche ERP-Systeme beinhalten zudem Funktionen für die Bereiche:

• Projekt­management
• Controlling
• Qualitäts­management
• Marketing und Vertrieb
• Personal und Human Resources
• CRM bzw. Kunden­manage­ment
• DMS bzw. Dokumenten­manage­ment
• Außendienststeuerung
• Produktion

Welche ERP Module lexbizz bietet, finden Sie hier.

Eine ERP-Software bietet einem Unter­neh­men viele Vorteile, wie zum Beispiel:

• Einheitl­iche Daten­basis für alle Abteilungen
• Verbesserte Kommu­nika­tion zwischen verschie­denen Unter­neh­mens­bereichen
• Einfacher Kenn­zah­len­abgleich
• Effiziente Prozess­opti­mie­rung
• Aussage­kräf­tige Repor­tings in kurzer Zeit
• Kein Mehr­­auf­wand durch doppelte Daten­er­fas­sung
• Zeitersparnis bei Erfas­sung und Auswer­tung von Unter­neh­mens­daten
• Kosten­senk­ung durch schnelles Auf­decken von ver­lust­reichen Unter­neh­mens­be­reichen
• Verbessertes Projekt­ma­nage­ment durch klare Struktur

Das heißt: Mit einer ERP-Software können unter­neh­me­rische Entschei­dungen jeder­zeit fakten­ba­siert getrof­fen werden, da alle Daten in Echt­zeit abruf­bar sind. Genau das ermög­licht lexbizz seinen Anwen­dern. Durch den modu­laren Aufbau ist es möglich, zusätz­liche Funktio­nen jeder­zeit frei­zu­schal­ten. Die gewon­nene Flexi­bi­li­tät und An­pas­sungs­fähig­keit sind ein enor­mer Vorteil in jedem Markt. So sind Sie mit Hilfe eines ERP-Systems in der Lage, auf Ände­rungen der Nach­frage oder Markt­schwan­kungen einfach und kurz­fristig zu rea­gieren, was lang­fristig den Unter­neh­mens­erfolg för­dert. Die Vor­teile von lexbizz auf einen Blick.

Die Kosten für eine ERP-Software können von wenigen Euro im Jahr bis zu mehreren tausend Euro im Monat reichen. Sie hängen neben der Größe des Betriebs und dem Funk­tions­umfang des gewün­schten Systems von vielen weiteren Faktoren ab. Einige Anhalts­punkte bieten diese Fragen:

• Wie komplex sind die abzu­bil­den­den Geschäfts­prozesse?
• Wie groß ist der Betrieb, der das ERP-System anwen­den soll?
• Wie viele Anwender sollen mit der ERP-Software arbeiten?
• Welche Funktionen werden benötigt?
• Ist eine On-Premise- oder eine ERP-Cloud-Lösung gewünscht?
• Ist die notwendige Hardware bereits vorhanden oder ist mit zusätzlichen Kosten zu rechnen?

Neben Kosten, die ausschließlich durch die Anschaf­fung der ERP-Software entstehen, fallen oft noch „Neben­kosten“ im Zuge der Imple­men­tie­rung an. Zu diesen gehören beispiels­weise:

• Schulungen des Personals
• Zeitaufwand für die Daten­übertragung in das neue System
• Anschaffung der Hardware-Komponenten

Dabei fällt die Anschaf­fung von Hardware-Kom­po­nen­ten bei Cloud­software fast voll­stän­dig weg. Deshalb sind die Anschaf­fungs­kosten für Cloud ERP-Systeme wie lexbizz überschau­bar. Die intui­tive Benutzer­ober­fläche mini­miert zusätz­lich die Schulungs­kosten.

Die Dauer einer ERP-Einfüh­rung hängt von einigen Fakto­ren ab, wie zum Beispiel:

• Komplexität der Unter­neh­mens­prozesse
• Grad der Abweich­ung vom Standard ERP-System
• Qualifikation der Mit­arbeiter
• Größe des Betriebs
• Ziele der Imple­men­tie­rung

Unsere Check­liste beschreibt die einzel­nen Phasen einer ERP-Imple­men­tie­rung kurz und über­sich­tlich. So fällt es Ihnen leichter, ein­zu­schätzen, wie viel Zeit die einzel­nen Steps in Ihrem Betrieb in An­spruch nehmen:
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1. Erstel­lung eines Lasten­hefts
‍Ein Lasten­heft ist eine Art Anfor­derungs- und Ziel­liste. Hier legen Sie fest, welche Funktio­nen das opti­male ERP-System für Sie haben soll und welche Ziele Sie durch die Imple­men­tie­rung errei­chen wollen. 
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2. Geeignete An­bie­ter suchen
‍Sehen Sie sich die An­bieter und deren Pro­gramm sowie Preis­listen auf dem ERP-Markt an, die Ihren An­for­de­rungen gerecht werden. Neben der aktuellen Pass­ge­nau­igkeit sowie dem Preis-/Lei­stungs­verhäl­tnis eines ERP-Systems sollten auch die An­pas­sungs­fäh­ig­keit an neue Um­stände und die Be­dien­bar­keit eine wich­tige Rolle spielen. lexbizz erfüllt die An­for­de­rungen mittel­stän­di­scher Unter­neh­men per­fekt. Sprechen Sie mit uns. 
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3. Erstellung eines Pflichtenhefts
‍Ihr Lastenheft ist die Basis des Pflichtenhefts. Darin halten Sie fest, welchen Ansprüchen ein konkreter Anbieter genügen muss, welche Mitarbeiter Zugriff und Schulungen für welche Funktionsbereiche erhalten sollen und was Sie von diesem Anbieter erwarten. Das Pflichtenheft dient als Fahrplan für die Zusammenarbeit mit dem ERP-Anbieter, für den Sie sich entscheiden.
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4. Testphase
‍In dieser Phase testen Sie und Ihre Mit­ar­bei­ter die kün­ftige ERP-Soft­ware auf einem Test­system mit Echt­da­ten. So können noch vor der Live-Schal­tung Schwach­stel­len auf­ge­deckt und be­ho­ben werden.
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5. Alte IT auf Ab­lösung vor­be­rei­ten
‍Der ERP-An­bie­ter berei­tet alle nö­tigen Da­ten aus vor­he­ri­gen Soft­ware-Lö­sung­en so auf, dass sie in das neue ERP-System über­tra­gen werden können. Dieser Schritt kann viel Zeit in An­spruch nehmen. Planen Sie das ent­spre­chend ein!
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6. Einführung und In­be­trieb­nah­me des neuen Systems
‍Die ERP-Soft­ware wird auf den vor­ge­seh­enen Rech­nern instal­liert bzw. bei der Ein­füh­rung eines Cloud ERP-Systems werden die Zu­gänge ver­geben. Ab diesem Zeit­punkt ar­bei­ten alle Mit­ar­bei­ter aus­schließ­lich mit dem neuen ERP-Pro­gramm. Des­halb sollten sich mit der Live-Schal­tung alle be­trof­fenen Mit­ar­bei­ter auf einem Kenntnis­stand be­fin­den, der rei­bungs­lose Ab­läufe ermög­licht. Bei lexbizz steht den Kunden zu­sätz­lich ein Be­rater zur Seite, der Sie und Ihre Mit­ar­bei­ter schult und auch nach der ERP-Ein­füh­rung Ihre Fragen be­ant­wortet. 

Möchten Sie wissen, wie lange die Ein­füh­rung des ERP-Systems lexbizz in Ihrem Unter­neh­men dauert? Dann verein­baren Sie gleich einen un­ver­bind­lichen Termin.

Bei der Aufbewahrung von unter­neh­mens­kri­ti­schen Da­ten müssen viele Ri­si­ken be­dacht und Vor­keh­rung­en ge­trof­fen wer­den, die kaum im klei­nen Rah­men rea­li­sier­bar sind, z. B.

• strenge Zutritts­kon­trol­len
• Brandschutz­me­cha­nis­men

Im Rechen­zentrum in Frankfurt am Main sind Ihre Daten pro­fes­sio­nell ge­schützt. Wa­rum das so ist?

• Schutz vor Cyber-Angriffen
• Schutz vor unbefug­tem Zu­tritt und Zu­griff
• Verschlüsselung nach Stan­dards, die auch Ban­ken nutzen
• SSL-Technologie mit AES-Standard

Wir wissen, welch verheeren­de Fol­gen selbst ein kurzer Offline-Status nach sich ziehen kann. Wir tun alles dafür, dass Ihre Daten Ihnen im Inter­net zur Ver­fügung ste­hen. So lange Sie on­line sind, sind wir das auch.

• Mit dem ERP-System lexbizz kön­nen Sie 7 Tage die Woche rund um die Uhr auf Ihre Daten zu­greifen.
• Unser Rechen­zentrum in Frankfurt am Main er­reicht eine Höchst­ver­füg­bar­keits­rate von 99,5 %. War­tungs­ar­bei­ten le­gen wir stets auf die Abend­stun­den, sodass Ihr Geschäfts­be­trieb nicht be­ein­träch­tigt wird.
• Bei Ausfall einer Ser­ver­kom­po­nen­te läuft die An­wen­dung ohne Stö­rung in un­se­rer Re­co­ve­ry Um­ge­bung weiter. Dabei können Sie wie gewohnt un­ter­bre­chungs­frei wei­ter­ar­bei­ten.
• Auch vor Strom­aus­fäl­len ist das ERP-System mittels re­dun­dan­ter Strom­ver­sor­gung ge­schützt.

Sollten Performance-Prob­leme der Cloud-ERP Lö­sung auf­tre­ten, kön­nen wei­te­re Res­sour­cen un­serer Ser­ver­land­schaft fle­xi­bel und be­darfs­ge­recht frei­ge­setzt werden.