Lange angebahnt, bald Realität: Die E-Rechnung wird im B2B-Bereich verpflichtend. In diesem Zusammenhang sind viele Fragen rund um die Einführung, das Format und die Vorteile im Umlauf. Wir liefern die Antworten und zeigen, warum Unternehmen mit Haufe X360 bestens vorbereitet sind.
Aktuell gibt es Rechnungen in allen Formen – als X-Rechnung, im PDF-Format oder ganz klassisch auf Papier. Damit ist bald Schluss. Ab dem 01.01.2025 greift die E-Rechnungspflicht im B2B-Bereich. So der aktuelle Plan der Bundesregierung. Dies bedeutet, dass in Zukunft immer dann, wenn Leistungen zwischen zwei Unternehmen erbracht werden, zwingend eine E-Rechnung ausgestellt werden muss. Bestellt bspw. ein produzierendes Unternehmen Stahl bei einem Lieferanten, ist die Rechnungsstellung per PDF oder gar in Papierform unzulässig.
Die E-Rechnung digitalisiert den gesamten Rechnungsprozess: Die Rechnung wird digital erstellt, bezahlt und archiviert. Sie ist aber nicht einfach nur digital, sondern ein strukturierter, maschinenlesbarer Datensatz. Die Struktur basiert auf der europäischen Norm EN-16931. Damit ist auch die PDF-Rechnung ungültig. Sie ist zwar digital, aber nur eine visuelle Darstellung der Papierrechnung und wird künftig wie auch die Papierrechnung, als „sonstige Rechnung“ eingestuft.
Grundsätzlich können verschiedene bestehende Rechnungsformate die Anforderungen einer E-Rechnung erfüllen. Die bereits bekannte X-Rechnung oder das ZUGFErD-Format erfüllen sie.
Grundsätzlich soll die Verpflichtung ab dem 1.1.2025 gelten. Allerdings regt sich gerade im Mittelstand teilweise Unmut – die Umsetzung sei zu kurzfristig. Der Gesetzesentwurf enthält daher eine Reihe von Übergangsfristen.
Bis zum 31.12.2026: Sonstige Rechnungen sind weiterhin zulässig, sofern der Rechnungsempfänger zustimmt. Umsätze aus 2025 und 2026 können also beispielsweise weiterhin per Papierrechnung übermittelt werden.
Bis zum 31.12.2027: Gleiches soll auch für 2027 gelten. Allerdings nur, wenn der Rechnungssteller einen Vorjahresumsatz von maximal 800.000 Euro hat.
Ab 2028: Die Anforderungen sind zwingend umzusetzen.
Die Einführung der E-Rechnung ist Teil einer zukünftig stärker digitalisierten EU. Damit soll vor allem der Umsatzsteuerbetrug eingedämmt werden. Geplant ist auch ein zentrales Meldesystem der EU, das ab 2028 in Kraft treten soll.
Die E-Rechnung sollte im Rahmen des Wachstumschancengesetzes verabschiedet werden. Dieses wurde allerdings immer wieder zum Spielball zäher politischer Verhandlungen. Nach der Einberufung des Vermittlungsausschusses, erfolgte die Zustimmung des Bundestags am 23.2.2024. Der letzte Schritt: die Zustimmung des Bundesrats am 22.3.2024.
Somit ist zum heutigen Zeitpunkt noch nicht sicher, ob das Wachstumschancengesetz in seiner aktuellen Fassung verabschiedet wird. Doch eines ist sicher: An der E-Rechnung führt künftig kein Weg vorbei.
Trotz aller Kritik an den kurzen Fristen sind die Vorteile der E-Rechnung immens. Sie ermöglicht insbesondere eine effiziente und kostengünstige Bearbeitung aller Rechnungen. Dabei profitieren sowohl Rechnungssteller als auch Rechnungsempfänger.
Gesetzliche Aufbewahrungsfrist: Die Aufbewahrungsfrist für Rechnungen beträgt aktuell 10 Jahre, § 14 b Abs. 1 Satz 1 UStG. Das Bürokratieentlastungsgesetz soll diese Frist auf 8 Jahre verkürzen.
Unternehmen sollten sich frühzeitig auf die Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsstellung vorbereiten, indem sie sich über die gesetzlichen Anforderungen informieren und mit zuständiger Behörde abstimmen. Es sollte geprüft werden, ob das Unternehmen bereits technisch in der Lage ist, elektronische Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. Ist das nicht der Fall, sollten entsprechende Vorkehrungen getroffen und geeignete Softwaretools implementiert werden, die eine reibungslose Umstellung ermöglichen. Es empfiehlt sich, Mitarbeiter und Geschäftspartner frühzeitig über die bevorstehende Umstellung zu informieren und Schulungen anzubieten, um den Umstellungsprozess möglichst reibungslos zu gestalten.
Cloud-ERP-Systeme wie Haufe X360 bieten bereits heute zahlreiche Vorteile für die Rechnungsverarbeitung. Die Cloud-Infrastruktur ermöglicht es Unternehmen, flexibel und ortsunabhängig zu arbeiten und Rechnungen zu erstellen, zu versenden und zu empfangen. Auch die Integration von Zahlungsdienstleistern und der automatisierte Abgleich von Zahlungsein- und -ausgängen sind möglich. Weitere Vorteile sind Kosteneinsparungen durch den Wegfall manueller Prozesse sowie eine höhere Sicherheit und Skalierbarkeit durch die Nutzung der Cloud-Infrastruktur.
Das Wichtigste vorweg: Wer Haufe X360 einsetzt, ist für die Einführung der E-Rechnung bestens gerüstet. Die offenen Schnittstellen unseres Cloud-ERP-Systems ermöglichen es, auf Entwicklungen und Trends zu reagieren. Durch die nahtlose Integration von Crossinx X-Channel können bereits heute E-Rechnungen auf XML-Basis, im ZUGFERD- oder X-Rechnungsformat erstellt und versendet werden. Darüber hinaus verfolgen wir die Entwicklungen rund um die E-Rechnungspflicht genau, um unseren Anwendern eine nahtlose Abwicklung inklusive Versands und Empfang der E-Rechnung zu gewährleisten.