Pretool GmbH

Durchstarten in der Cloud:

Global vernetzter Werkzeuganbieter Pretool optimiert Auftragserstellung mit lexbizz

bH - Werkzeug

Kurzübersicht Pretool GmbH

Branche
Handel, Werkzeuglieferant
Sitz
Herford, Nordrhein-Westfalen
Mitarbeiter
2
Webseite
pretool.de
Software vor lexbizz
Lexware warenwirtschaft professional

Über Pretool GmbH

Die Pretool GmbH ist Spezialist für Diamantwerkzeuge und Rotationselektroden für den professionellen und semiprofessionellen Einsatz. Seit 2001 bietet das Unternehmen Werkzeuge aus Asien für die Bauindustrie, das Handwerk und den Wiederverkauf an Endverbraucher. Einzigartig ist der Bezug und Vertrieb von gepresstem Wolfram für die Holzindustrie, welches Pretool an Kunden weltweit liefert.

Nutzer von lexbizz: Ralf Prekwinkel

„Durch unser umfangreiches Angebot von Werkzeugen und Wolfram aus China sind wir verlässlicher Partner für unsere Kunden. Unser größter Wettbewerbsfaktor: Flexibilität und Schnelligkeit. Dank der modernen Cloud-Lösung lexbizz können wir dieses Versprechen für unsere Kunden tagtäglich einlösen.“

Ralf Prekwinkel
Geschäftsführer Pretool GmbH
Portraitbild Tino Becker

Mit der alten Software waren wir nicht mehr in der Lage, unser wachsendes Unternehmen abzubilden und den agilen Marktprozessen zu folgen. Wir brauchten dringend eine vollintegrierte Unternehmenslösung.

Dipl.-Ing. (FH) Tino Becker
Geschäftsführer LaCoSys GmbH
Portraitbild Tino Becker

Die Zusammenarbeit mit der Bome GmbH war eine Partnerschaft auf Augenhöhe und so lief der Implementierungsprozess fast reibungslos.

Dipl.-Ing. (FH) Tino Becker
Geschäftsführer LaCoSys GmbH

Auf einen Blick:
Der Mehrwert für Pretool GmbH

10.000 € Einsparung an Kosten von Soft- und Hardware
dank Cloud-Software

Flexible Auftragsbearbeitung und Rechnungsstellung
dank webbasierten Zugriffs

Kurze Reaktionszeit bei Bestellungen aus dem Ausland
dank überall und jederzeit verfügbarer Daten aus der Cloud

Optimierte Angebots- und Rechnungsstellung:
in 3 Minuten zum Angebot

Volle Transparenz über Lieferfähigkeit
dank detaillierter Lagerbestandserfassung

Herausforderungen

Lästige Server- und IT-Kosten: Pretool strebt in die Cloud

Vor der Einführung der Cloud-ERP-Plattform lexbizz nutzten Ralf Prekwinkel und sein Team eine On-Premise-Software für die Abwicklung ihrer Geschäftsprozesse.

„Da unser Server nicht mehr auf dem aktuellen technologischen Stand war, standen wir vor der Entscheidung, eine komplett neue Hardware an den Arbeitsplätzen einzurichten und in die Aktualisierung unserer Software zu investieren. Die Kosten dafür beliefen sich auf 10.000 € – eine Investition, die ich angesichts der lästigen Serverwartung vor Ort nicht mehr tätigen wollte.

Ralf Prekwinkel
Geschäftsführer Pretool GmbH

Auch Faktoren wie die Flexibilität in der Auftragsabwicklung, der einfache Zugriff von seinen iOS-Geräten auf die Unternehmensdaten sowie deren stetige Aktualität waren ausschlaggebend, sich von einer Serverstruktur vor Ort zu verabschieden. Pretool zog es in die Cloud!

Ansprüche von Pretool an eine ERP-Lösung

Kosten- und Zeitersparnis mit Blick auf IT-Landschaft und Wartung
Zugriff auf die Unternehmensdaten: überall und jederzeit
Flexible Angebots- und Rechnungsstellung bei Aufträgen aus aller Welt

Wechsel zu lexbizz

Von Anfang an dabei: Pretool wird Pilotkunde

Bei der Suche nach einer Cloud-Alternative für sein Unternehmen hörte sich Herr Prekwinkel u.a. in seinem Freundes- und Bekanntenkreis um. Zunächst zog er SAP in Betracht, hörte dann aber von Empfehlungen für eine neuartige Cloud-ERP-Plattform, an welcher der Marktführer Lexware arbeite. Sein langjähriger Lexware-Softwarepartner, die BOME Unternehmensberatung GmbH, empfahl ihm, als Pilotkunde frühzeitig an der Weiterentwicklung von lexbizz teilzunehmen.

Die native Cloud-Architektur und das Hersteller-Renommee überzeugten Pretool. Ende 2018 wechselte das Unternehmen zu lexbizz, die Transition vom Altsystem auf die Cloud-Lösung verlief schnell und weitestgehend reibungslos.  

Ergebnisse

Dank Cloud immer für den Kunden da: das Büro komplett auf dem Tablet

Das Pretool-Team nutzt lexbizz im Besonderen für das Auftragsmanagement, die Angebots- und Rechnungserstellung sowie für die Lagerverwaltung. Diese Bereiche der Unternehmensführung sind für die Zufriedenstellung ihrer Kunden – ob Handwerksbetriebe und Onlinehändler in Deutschland oder Unternehmen aus der Baubranche aus aller Welt – besonders wichtig. „Unsere Kunden schätzen an uns, wie schnell und passgenau wir Aufträge abwickeln und die bestellte Ware ausliefern.“ Hierbei helfe lexbizz besonders dabei, dass Ralf Prekwinkel dank des webbasierten Zugriffs überall und jederzeit Angebote erstellen und Rechnungen schicken könne. Und auch tagesaktuelle Auswertungen und Analysen in den Dashboards nutze der Geschäftsführer regelmäßig vom iPad aus. „So sehe ich stets, wie sich die Geschäfte entwickeln.“

International erfolgreich in der Nische: Flexibilität und Geschwindigkeit als Wettbewerbsvorteil

Gerade für die spezielle Wolfram-Sparte, für die Pretool Bestellungen aus aller Welt und mit deutlicher Zeitverschiebung erhalte, sei Geschwindigkeit ein enormer Wettbewerbsvorteil. „Wenn ich abends um 21 Uhr einen Auftrag eines Kunden aus den USA erhalte, kann ich von zu Hause mobil den Lagerbestand prüfen und innerhalb von drei Minuten ein Angebot erstellen. Der Kunde kann dann die Zahlung vornehmen und wenn ich am nächsten Tag ins Büro gehe, packe ich die Ware zusammen und verschicke sie.“  Das mache ihn zu einem schnellen, flexiblen Partner für seine Kunden. Früher musste Ralf Prekwinkel für die Angebotserstellung und -abwicklung ins Büro fahren oder sich umständlich über einen Terminalserver einwählen. „Das hat einfach keinen Spaß gemacht. Heute sagen Kunden zu mir: 'Es ist phänomenal, wie schnell ihr arbeitet!' Das freut mich jedes Mal!“

Auftragsboost durch Corona: Kundenbeziehungen auf nächstes Level heben

Die Corona-Pandemie hat auch das Geschäft von Pretool verändert – insgesamt jedoch zum Positiven. „Die Nachfrage nach Heimwerkzeug für den Privatgebrauch ist durch Corona rasant angestiegen, unsere Auftragslage hat einen massiven Schub erhalten“, so Ralf Prekwinkel. Viele Menschen verbrachten durch die Verlagerung ihres Arbeitsschwerpunkts ins Homeoffice oder durch Kurzarbeit mehr Zeit zu Hause. Diese nutzten sie für Renovierungsarbeiten am Haus. Auch dieser Nachfragesteigerung konnte Pretool dank der Cloud-ERP gewohnt schnell und verlässlich nachkommen.

Und was bringt die Zukunft? „Gerade in der Wolfram-Sparte ist Pretool Vorreiter. Diesen Bereich möchte ich ausweiten und die Auftragsabwicklung noch weiter optimieren“, verrät Ralf Prekwinkel. Außerdem plane er ein Kundenportal samt stets aktuellem Onlinelager einzurichten, in dem seine Kunden selbst den Lagerbestand überblicken, Preise und Verfügbarkeiten checken und Alternativartikel finden können. Die Bestellungen sollen dann vollautomatisch abgewickelt werden. Gerüstet dafür ist er: Dank der zahlreichen Funktionen des vollintegrierten Kundenportals im CRM-Modul von lexbizz kann Pretool seine Kunden noch individueller betreuen und die Kundenbindung dadurch weiter erhöhen.