nextzett GmbH

Von On-Premise in die Cloud:

nextzett wechselt nach Hackerangriff in vier Wochen zu Haufe X360

Branche
Hersteller und Vertrieb von Waschchemie
Sitz
Weihl-Marienhagen, NRW
Mitarbeiter:innen
Vorherige Software
Lexware warenwirtschaft

Branche

Über nextzett GmbH

Das Unternehmen nextzett bietet hochwertige Reinigungs- und Pflegeprodukte für die Bereiche Waschchemie, Fahrzeugaufbereitung, Werkstatt und Industrie. Zurückschauend auf eine 80-jährige Entwicklungstradition hat sich das Unternehmen im Jahr 2015 neu erfunden und vertreibt seine Produkte und Services weltweit. Vom Fullservice-Reinigungskonzept für Bus, Bahn und Intercity über High-End-Reinigungsprodukte für Waschstraßen bis hin zur Waschchemie in Profiqualität für Privatkunden und Fachhändler bietet nextzett eine breite Produkt- und Servicepalette an.

Meine Leidenschaften liegen in der Entwicklung und dem Vertrieb unseres ausgewogenen Premium-Sortiments, das wir ständig weiterentwickeln. Haufe X360 hält mir den Rücken frei, damit ich mich voll aufs Kerngeschäft und den Ausbau neuer Geschäftspotenziale für mein Unternehmen konzentrieren kann.

MATTHIAS GREGORZEWSKI,
Geschäftsführer der nextzett GmbH

Auf einen Blick:

Der Mehrwert für nextzett GmbH

Schnelle Implementierung

‍Datenmigration und Go-Live der Plattform in nur vier Wochen

Sichere Unternehmensdaten

‍Nach Hackerangriff sind die Daten im deutschen Rechenzentrum geschützt

Zwei bis drei Arbeitsstunden täglich gespart

‍Effiziente Unternehmensprozesse dank Automatisierung und Schnittstellenentwicklung

Keine Kosten für Hardware und Instandhaltung dank Cloud-Lösung
Plattform wächst mit

‍Aufbau neuer Vertriebsmodelle mit Haufe X360 möglich

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x360 - Cloud ERP System von Haufe
Die Herausforderung

Server gehackt: Auf der Suche nach einer Rettung.

Es ist der Albtraum eines jeden Unternehmers. Der Server, auf dem die Unternehmensdaten von nextzett gespeichert wurden, wurde über Nacht von einem Kryptovirus befallen, der alle Unternehmensdaten verschlüsselte. nextzett-Geschäftsführer Matthias Gregorzewski erinnert sich: „Wir mussten in Windeseile die Daten, die wir gesichert hatten, exportieren. Glücklicherweise konnten wir auf die Hilfe unseres Softwarepartners MDIS Consulting vertrauen. Der half uns, unsere fragmentierten Daten zum Cloud-ERP Haufe X360 zu migrieren. In nur vier Wochen waren wir live und konnten unseren Betrieb wieder aufnehmen.“

 

Mit diesem Servercrash wurde beschleunigt, was nextzett sowieso schon lange geplant hatte. Denn schon zuvor geriet die nextzett GmbH mit ihrer bestehenden On-Premises-Lösung an Grenzen. „Wir zogen in Erwägung, mit einem Online-Shop neue Vertriebswege zu erschließen. Doch der Aufbau eines eigenen Online-Shops war mit Lexware warenwirtschaft nicht möglich.“ Doch als langjährige Kunden hegte nextzett großes Vertrauen in Lexware und wollte ungern den Anbieter wechseln. „Als wir hörten, Lexware expandiere ins Cloud-ERP-Geschäft, wussten wir, dass wir mitmachen würden“, so Gregorzewski.

Ein weiterer Grund für den geplanten Wechsel in die Cloud war eine simple Kostenkalkulation. Gregorzewski erläutert: "Die Kosten für die Anschaffung eines neuen Servers und die ständige Ressourcenbindung durch die Überprüfung und Einhaltung von Datensicherheitsstandards und manuelle Update-Prozesse hätten mich langfristig mehr gekostet als die Nutzung eines Cloud-Services.“ Die Entscheidung für den Wechsel in die Cloud war für nextzett also auch aus Kosten-, Sicherheits- und Wartungsgründen gefallen.

Die Umstellung

In vier Wochen implementiert und in Betrieb.

Nach dem Hackerangriff galt die oberste Priorität der Sicherung der Daten und deren Migration ins neue System. „Unser Partner MDIS Consulting unterstützte uns hier mit vollen Kräften und nach vier Wochen konnten wir die wichtigsten Prozesse wie Lieferscheinerstellung, das Schreiben von Aufträgen und Rechnungen sowie die Angebotserstellung mit Haufe X360 abwickeln“, erinnert sich Gregorzewski.

 

Die Eingewöhnung verlief schnell und reibungslos. Die Mitarbeiter absolvierten gemeinsam die Systemschulungen und tasteten sich im Livebetrieb an die Funktionen heran. Die Schulung verlief rein digital, da auch Mitarbeiter aus dem Ausland auf Haufe X360 zugreifen müssen – und das dank der Cloud-Architektur nun auch problemlos ohne VPN-Tunnel können. Die intuitive Benutzerführung vereinfachte die Gewöhnung an die neue Software sehr. „Unsere Mitarbeiter sind EDV-affin und fanden sich schnell zurecht“, so der Geschäftsführer. „Außerdem erkannten wir alle sehr schnell die Potenziale für unsere Arbeit: Manuelle, zeitraubende Prozesse konnten nun automatisiert werden. Je mehr wir das ERP-System mit Daten füttern, desto mehr profitieren wir von automatisierten Workflows. Die Aussicht auf enorme Zeitersparnisse spornte alle an.“

Das Ergebnis

Haufe X360 spart Zeit, automatisiert Zahlungen, erleichtert Kundeninformationen und ermöglicht Online-Vertrieb.

Seit nextzett mit Haufe X360 arbeitet, profitieren die Mitarbeiter von enormen Zeitersparnissen. Viele wiederkehrende Abläufe mussten zuvor manuell durchgeführt werden. „Gerade die Auftragsverwaltung läuft jetzt viel schneller: Wir brauchen weniger Zeit für die Lieferscheinerstellung und auch Rechnungen schreiben ist ein Klacks!“, so Gregorzewski.

 

Besonders viel manuelle Mehrarbeit kann nextzett dank zweier neuer Schnittstellen einsparen. Um das Ein- und Ausbuchen von Zahlungseingängen auf dem Bankkonto zu automatisieren, entwickelte MDIS gemeinsam mit nextzett eine Schnittstelle zu VR Factoring, einer Lösung für das Forderungsmanagement. Durch den automatischen Abgleich von Zahlungseingang und Haufe X360 werden tägliche manuelle Aus- und Eintragungen obsolet. Die Buchhaltung will nextzett weiterhin über das Steuerbüro abwickeln. Auch hierfür stellt der Softwarepartner MDIS eine Buchhaltungsschnittstelle bereit, die den Datenaustausch mit dem Steuerbüro vereinfacht. Dank der vielen Automatisierungen kann das Team von nextzett so in Summe täglich zwei bis drei Stunden einsparen.

Ein Haufe X360-Feature ist für nextzett besonders wertvoll: Die Möglichkeit, in den Artikeln weitere Informationen zu hinterlegen. Die Chemieprodukte von nextzett sind beratungsintensiv und enthalten mitunter deklarierungspflichtige Gefahrstoffe. Den Kunden hilfreiche und wichtige Informationen bereitzustellen, war bisher ein aufwändiger Prozess, da Datenblätter und Benutzungsanleitungen auf Anfrage herausgesucht und per E-Mail versendet werden mussten. „Dank Haufe X360 können wir solche Informationen nun direkt in den Artikeln selbst hinterlegen und unseren Kunden zusammen mit dem Lieferschein zukommen lassen“, so Gregorzewski. „Das erspart uns Aufwand und unseren Kunden bieten wir hierdurch einen zusätzlichen, wertvollen Service, der die Zufriedenheit erhöht.“

Das Produkt- und Leistungsspektrum von nextzett ist seit jeher divers und in Bewegung. Immer wieder hat das Unternehmen neue Geschäftszweige erschlossen. Nun möchte nextzett zusätzlich zu seinem weltumspannenden Fachhandels- und Exportnetzwerk auch einen eigenen Online-Vertrieb aufbauen. „Unser nächster Meilenstein ist die Anbindung eines Online-Shops an Haufe X360“, plant der Geschäftsführer von nextzett. „Bei unseren Handelspartnern rennen wir damit offene Türen ein, da wir so die Reichweite von nextzett noch mehr erweitern können.“ Dank der offenen Cloud-Architektur von Haufe X360 ist die Anbindung von Online-Shops und Marktplätzen via Schnittstellen problemlos möglich. Mit Blick auf die Zukunft ist Matthias Gregorzewksi sicher: „Mit der Cloud-ERP Haufe X360 im Rücken und dem Software- und Beratungspartner MDIS Consulting an der Seite kann unser Unternehmen weiter expandieren und neue Potenziale erschließen. Und wir haben einiges vor!“