LaCoSys GmbH

Präzision ist ihr Geschäft:

Wie Laserkomponentenhersteller LaCoSys mit lexbizz Prozesse optimiert und die Flexibilität steigert

LaCoSys Elektro Grundplatte LT

Kurzübersicht LaCoSys GmbH

Branche
Laserkomponentenhersteller
Sitz
Jena, Thüringen, Deutschland
Größe
8-10 Mitarbeiter*innen
Umsatz
> 1 Mio.
Webseite
lacosys.com
Software vor lexbizz
Microsoft® Word & Excel, Lexware warenwirtschaft

Über LaCoSys GmbH

Der Diplomingenieur Tino Becker hat 2015 das Unternehmen LaCoSys gegründet. Als Laserkomponentenhersteller und -zulieferer für Industrie und Forschung stellt das Familienunternehmen Hardwarekomponenten für Laser- und Lasermessgeräte her. Anwendung finden die Produkte des Spezialisten für Optoelektronik und Ultrakurzpulslaser sowohl in der Medizin- und Solarzellenindustrie als auch im Bereich der universitären Forschung. Regelmäßig begleitet LaCoSys Forschungsprojekte und universitäre Ausgründungen und Start-ups, indem das Unternehmen Laserkomponenten und Bedienungssoftware entwickelt, die für neuartige Produkte und Spezialelektroniken notwendig sind.

Nutzer von lexbizz: Tino Becker

„Wir verstehen uns als Experte, Partner und Begleiter für unsere Kunden. Dass sie sich auf uns und unsere Laserkomponenten verlassen können, ist unser höchstes Gut. Genau diese Verlässlichkeit und Präzision bietet uns unser ERP-System lexbizz.“

Dipl.-Ing. (FH) Tino Becker
Geschäftsführer LaCoSys GmbH
Portraitbild Tino Becker

Mit der alten Software waren wir nicht mehr in der Lage, unser wachsendes Unternehmen abzubilden und den agilen Marktprozessen zu folgen. Wir brauchten dringend eine vollintegrierte Unternehmenslösung.

Dipl.-Ing. (FH) Tino Becker
Geschäftsführer LaCoSys GmbH
Portraitbild Tino Becker

Die Zusammenarbeit mit der Bome GmbH war eine Partnerschaft auf Augenhöhe und so lief der Implementierungsprozess fast reibungslos.

Dipl.-Ing. (FH) Tino Becker
Geschäftsführer LaCoSys GmbH

Auf einen Blick:
Der Mehrwert für LaCoSys

Effiziente und schlanke Workflows
in einem System abgebildet und dokumentiert

Zeiteinsparung
durch optimierte Lagerverwaltung und weniger Inventuraufwand

83 % weniger Verwaltungsaufwand
bei Angebots- und Rechnungsstellung

Volle Transparenz über Lieferfähigkeit
dank detaillierter Bestandserfassung

Zufriedene Kunden
dank flexibler und individueller Produkterstellung

Überall und jederzeit verfügbare Daten
dank webbasiertem Zugriff

Keine Anschaffungs- und Wartungskosten
für Server und IT dank Cloud-ERP

Herausforderungen

Der Dynamik nicht gewachsen: Grenzen in der Altsoftware

Der Markt, in dem LaCoSys operiert, ist sehr dynamisch. Für seine Industrie- und Forschungskunden muss LaCoSys Spezialteile in Einzelstücken herstellen oder beziehen. Individualität, Kleinteiligkeit und Prozessabhängigkeit gehören zum Geschäft. „Unsere Kunden müssen präzise planen und mit dem Erhalt ihrer Spezialanfertigungen rechnen können,“ erklärt Tino Becker. „Wenn wir als Komponentenhersteller und -dienstleister nicht in der Lage sind, unseren Kunden genaue Auslieferungstermine für ihre Laserkomponenten zu nennen, erhalten wir den Auftrag nicht.“

Zu Beginn ihrer Geschäftstätigkeit setzte die LaCoSys GmbH auf Microsoft® Word und Excel und wechselte dann zu Lexware warenwirtschaft. Doch als die Prozessketten komplexer, die Ansprüche der Kunden an Einzelteile individueller und die Verlässlichkeit von Lieferaussagen immer wettbewerbsentscheidender wurden, stieß der Laserkomponentenhersteller mit der bestehenden Software an seine Grenzen.

LaCoSys brauchte eine Lösung, welche den gesamten Warenwirtschaftsprozess strukturiert und präzise dokumentiert – vom Lagerwesen über die Angebotserstellung bis hin zur Rechnung, Lieferscheinerstellung und Auslieferung. Und mehr noch: Es gab immer mehr Kunden, die Spezialanfertigungen anforderten, für deren Herstellung Einzelkomponenten bei unterschiedlichen Zulieferern bezogen werden mussten. Umso wichtiger war es für LaCoSys, jederzeit über einen optimalen Lagerbestand zu verfügen. Das heißt: Es musste eine Software her, mit der Bestandslücken sofort erkannt und automatisch aufgefüllt werden.

LaCoSys entschied sich zunächst für eine Freemium ERP. Doch diese konnte die wachsenden unternehmerischen Anforderungen ans Monitoring und Reporting nicht mit der nötigen Präzision erfüllen. „In Kundengesprächen müssen wir Einzelteile und ihre Lagerdetails aufrufen, Querverbindungen anzeigen und individuelle Stücklisten zusammenstellen können,“ so Tino Becker. Hierfür sind eine leichte Bedienung und eine übersichtliche Benutzeroberfläche ein Muss. Der Geschäftsführer erinnert sich: „Mit der alten Lösung war die Angebotserstellung mühsam. Ich musste vorher alle Informationen über Einzelteile, die in Betracht kamen, im Lager abschreiben oder diese in einzelnen Fenstern im System aufrufen. Flexible und schnelle Beratung? Fehlanzeige.“

Ansprüche von LaCoSys an eine ERP-Lösung

Volle Integration: Lösung sollte alle Unternehmensprozesse optimal in einem System etablieren, abbilden und dokumentieren können.
Funktionsansprüche: Effiziente Lagerverwaltung, flexible Stücklistenerstellung, präzise Aussagefähigkeit von Artikelbestand und Lieferungen
Kostenersparnis durch Prozessoptimierung:
IT-Wartung und Infrastruktur zu teuer und zu ressourcenintensiv: Webbasierte Lösung erwünscht.
Angebotserstellung dauerte zu lange: Auftragsverwaltung optimieren.
Zeitraubende Lagerverwaltung und Inventur: „Wir müssen unser Lager im Griff haben!“

Wechsel zu lexbizz

Von Anfang an dabei: Partner auf Augenhöhe

Keine andere Unternehmenslösung, die sich LaCoSys angesehen hat, konnte die Anforderungen an präzise Datensicherheit und flexible Stücklistenerstellung mit der gewünschten Übersichtlichkeit und Schlankheit erfüllen. „Als unser Softwarepartner, die BOME Unternehmensberatung GmbH, uns auf das neueste Innovationsprojekt von Lexware – die Cloud-ERP-Lösung lexbizz – aufmerksam machte, waren wir direkt neugierig. Wir brauchten eine Lösung, deren Komplexität uns nicht erschlägt, sondern die Prozesse automatisiert, transparent abbildet und nachvollziehbar dokumentiert.“ Die Cloud-Architektur, die präzisen und einfachen Workflows sowie die ambitionierte Zukunftsvision und Roadmap von lexbizz überzeugten Tino Becker: „lexbizz war eindeutig ein zukunftsfähiges Produkt.“ Und so wurde LaCoSys zu einem der ersten Pilotkunden.

„Die Zukunftsfähigkeit des Produkts und die individuelle Beratung unseres Softwarepartners haben uns von lexbizz überzeugt.“

Dipl.-Ing. (FH) Tino Becker
Geschäftsführer LaCoSys GmbH

Das Implementierungsprojekt unter der Begleitung des lexbizz-Partners BOME verlief hochgradig strukturiert. „Natürlich hatten einige unserer Mitarbeiter Bedenken, ob bei der Transition all unserer Daten auf eine neue Softwarelösung alles glatt gehen würde. Doch die Migration verlief dank eines präzisen Zeitplans und einem speziellen Datenmigrationstool reibungslos.“ Auch die Mitarbeiterschulung des Partners vor Ort lief kompetent und auf Augenhöhe ab. Nach sechs Monaten war LaCoSys komplett migriert und lexbizz im Einsatz. „Die Zusammenarbeit zwischen BOME, lexbizz und uns war von einem dynamischen Spirit geprägt, den wir durch unsere Begleitung von Start-ups und Spin-offs kennen und schätzen“, so Tino Becker.

Das Implementierungsprojekt: „Hochgradig strukturiert.“

In 6 Monaten live
Ist-Analyse, Projektplanung und hilfreiche Vorlagen vom Implementierungspartner
Passgenauer Zeitplan
Spezielles Datenmigrationstool erleichterte den Wechsel von Lexware auf lexbizz
Mitarbeiter in 2-Tages-Schulung vor Ort für Produktanwendung fit gemacht

Ergebnisse

Smarte Workflows, optimierte Prozesse, mehr Zeit fürs Wesentliche

Die Unternehmensprozesse rund um die Warenwirtschaft und das Lagermanagement transparent und in Echtzeit abbilden zu können, war für LaCoSys eine der wichtigsten Anforderungen an ihr Unternehmenssystem. „Unsere Kunden erwarten verlässliche Liefertermine. Ich muss genau wissen, wann wir welche Komponenten verarbeiten, herstellen, nachbestellen oder ausliefern können.“ Mit lexbizz hat das Unternehmen seine gesamte Auftragsverwaltung und -abwicklung professionalisiert. „So viele Prozesse laufen automatisiert im Hintergrund ab, dass ich gar nicht merke, dass ich eine ERP habe.“ Das schlägt sich auch in einer enormen Zeitersparnis nieder: „Früher haben wir für eine einzelne Angebots- und Rechnungsstellung jeweils bis zu einer Stunde gebraucht. Mit lexbizz erledigen wir das in unter zehn Minuten.“

Volle Transparenz: Das Lager perfekt im Griff

Auch die Nachvollziehbarkeit von Verfügbarkeit, Lieferdauer und Bestellzeit einer Vielzahl von Artikeln und Sets ist für die Arbeit mit hochsensiblen Laserkomponenten wichtig – aus Sicherheits- und Wettbewerbsgründen. Mit lexbizz können die Lagermitarbeiter mit wenigen Klicks den aktuellen Lagerbestand überblicken. Offene Bestellungen und ausstehende Auslieferungen sind transparent und rückverfolgbar. „Wenn ein Einzelteil projektbezogen verwendet wurde, zeigt uns das System dies direkt an und wir können sofort nachbestellen. Das sorgt für eine enorme Entspannung, weil wir uns keine Sorgen machen müssen, ob wir Aufträge erfüllen können oder nicht. Dank lebxizz haben wir kein böses Erwachen mehr.“

„So flexibel wie wir“: Individuelle Artikelzusammenstellung für höchste Produktqualität

Gleichzeitig schätzt Tino Becker besonders die Kleinteiligkeit und Flexibilität des Systems. Für Forschungsprojekte oder Industriekunden muss LaCoSys Gerätekomponenten hoch individualisiert zusammenstellen. „Trotz der einfachen Prozesse erlaubt es lexbizz uns, umfangreiche Artikelinformationen zu hinterlegen, die Einzelteile flexibel miteinander zu kombinieren und kundenspezifische Preise zu kalkulieren. Das System ist so flexibel wie wir.“ Dabei überzeugen Tino Becker und seine Mitarbeiter besonders die übersichtliche Darstellung der Oberfläche, die intuitive Bedienbarkeit und die globale Suchfunktion. „Der übergreifende Suchbrowser ist für uns nicht mehr wegzudenken: In Sekundenschnelle zeigt uns lexbizz alle relevanten Informationen zu unseren Artikeln an. Google ist da nicht besser.“

Pluspunkt Cloud: „Über umständliche IT-Wartung mache ich mir keine Sorgen mehr“

Für besondere Entspannung, Reibungslosigkeit und Flexibilität im Unternehmensalltag sorgt die Cloud-Architektur von lexbizz. Alle Mitarbeiter von LaCoSys können sich von jedem browserfähigen Gerät in lexbizz einloggen und sind sofort arbeitsfähig. „Ich muss keine teuren physischen Server anschaffen, mich nicht mit der umständlichen IT-Wartung auseinandersetzen und keine Software installieren. Außerdem kann ich flexibel User dazubuchen, die sich einfach einloggen und loslegen. Sogar eine individuelle Rechtevergabe ist möglich,“ so Tino Becker. Dieser moderne Systemgedanke von lexbizz überzeugt ihn bis heute. „Der größte Vorteil der Cloud ist für uns, dass wir sie nicht merken.“ Um die Daten- und Serversicherheit kümmert sich der Hersteller, regelmäßige Backups sorgen für Vertrauen in das System. „Die Haufe Group kann eine Sicherheit gewährleisten, wie es mir als Unternehmen nur mit großem Aufwand und hohen Kosten möglich wäre. Da liegt der Sicherheits- und Kostenvorteil auf der Hand.“

Zukunftspläne: „Das Unternehmen LaCoSys vollständig in lexbizz abbilden und steuern“

LaCoSys wächst seit Jahren kontinuierlich. „Wir machen uns mit unserer Spezialexpertise im Bereich der Optoelektronik und Ultrakurzpulslaser einen Namen. Und das soll so weitergehen,“ plant der Geschäftsführer. Kunden und Partner schätzen vor allem die individuelle Beratung und Flexibilität des Komponentenherstellers. Um hier noch mehr Schlagkraft zu entwickeln, will das Unternehmen zukünftig das Produktions- und Projektmanagementmodul von lexbizz integrieren. Und das sind erst die nächsten Schritte. „Mein Ziel ist es, das gesamte Unternehmen LaCoSys GmbH mit all seinen Unternehmensprozessen in einem ERP-System vollständig abzubilden und zu steuern“, so Becker. „So habe ich all meine Prozesse im Griff und kann mich mit einem verlässlichen Partner dynamisch weiterentwickeln.“