Der Großhändler für Schönheitsprodukte Global Beauty Care wurde vor acht Jahren in einem Kellergeschoss in New York City gegründet. Unter Verwendung fortschrittlicher Technologie und hochwertiger Inhaltsstoffe schuf GBC, wie das Unternehmen genannt wird, ein komplettes Sortiment innovativer Hautpflegeprodukte, die helfen, Ihre Haut zu verbessern, zu regenerieren und neu zu beleben.
Das umfangreiche Produktsortiment sprach Kunden aller Altersgruppen an und der Umsatz wuchs rasant. Heute sind die Produkte bei Walmart und anderen großen Einzelhändlern zu finden.
Oracle NetSuite® war astronomisch teuer und ich fürchtete die Anzahl der erforderlichen Anpassungen. Ich kenne mich mit Visual Basic und Excel aus und ich wollte auch hier ein Programm, das mir genau das bietet, was ich benötige. Und das bot mir nur Acumatica [Haufe X360].
mit weniger Workarounds und Fehlern
über den gesamten Geschäftsbereich
durch Umgestaltung des Bezahlprozesses an die Fabriken
bei erhöhter Anzahl an Transaktionen
durch Verwendung von generischen Abfragen und Dashboards
der Director steigert Umsatz, anstatt sich um die IT zu kümmern
„In unserem Netzwerk arbeiteten wir mit einem eigenständigen Finanzsystem, das vor vielen Jahren eingerichtet wurde und nicht für unsere Branche bestimmt war“, erklärt Eric Mizrahi, Director of Operations & IT von Global Beauty Systems. „Es hatte eine sehr begrenzte vorgegebene Fenstergröße, die nur etwa 1/3 eines modernen Computermonitors ausfüllen würde – so blieb ein großer Teil des Bildschirms ungenutzt.“
Die Mitarbeiter konnten Informationen nicht ausschneiden und einfügen, die Exporte in Excel waren mühsam und es gab Probleme mit Datensätzen, die mehr als 30.000 Einträge hatten. „Das System war nicht intelligent, es war nicht mit dem Internet verbunden und konnte keine Verbindung zu Zusatzanwendungen herstellen“, fügt er hinzu.
Die Verfolgung von Containern, die Waren aus Übersee bringen, bereitete Kopfschmerzen: „Es war sehr kompliziert, den Überblick anhand der ganzen Papiere zu behalten, über was gerade ankam oder welche Ware gefragt war und unbedingt als Erstes entladen werden musste“, erklärt Mizrahi. „Es war wie ein kompliziertes Schwarzes Brett, und wenn jemand niesen musste, verursachte das ein Papierchaos.“
Ohne Einblick in die Finanzdaten verbrachte das Buchhaltungsteam viel Zeit mit manuellen Berechnungen, um z. B. zu berechnen, wie viel einem ausländischen Lieferanten geschuldet wurde, was zu Fehlern führte.
Die größte Herausforderung war jedoch die Bearbeitung der Bestellungen des größten Kunden, dessen mehr als 40 Distributionszentren jeden Donnerstag Bestellungen aufgaben. Die Bestellungen mussten innerhalb weniger Stunden weitergeleitet werden.
„Die Hälfte des Unternehmens stand still. Alle stoppten das, was sie gerade machten, und gaben Bestellungen ein. Wir hatten kein System, um die Daten in das Programm zu importieren oder die Verkaufsaufträge zu automatisieren.“
ERIC MIZRAHI
Director of Operations & IT
Global Beauty Care brauchte ein modernes Finanzsystem, das es ihnen ermöglicht, das schnelle Wachstum fortzusetzen und gleichzeitig Produkte effektiver zu vermarkten, erklärt Mizrahi.
Er wusste, dass sie eine Technologieplattform benötigten, die über ein starkes und wachsendes Ökosystem innovativer Lösungen, eine sich ständig weiterentwickelnde Technologie und ein solides Supportsystem verfügte, welches ihr Wachstum im Zuge der Betriebserweiterung ermöglichen würde.
Global Beauty Care benötigten außerdem eine durchgängige Kontrolle und Transparenz aller Aspekte ihrer Lieferkette, ausgereifte Funktionen für die Bestands- und Auftragsverwaltung sowie integrierte EDI- und Landed-Cost/Container-Managementlösungen, die vollständig in ein ERP integriert waren.
Mizrahi verglich diverse ERP-Softwares und musste sich am Ende zwischen Oracle NetSuite® und Acumatica [Haufe X360] entscheiden:
„Oracle NetSuite® war astronomisch teuer und ich fürchtete die Anzahl der erforderlichen Anpassungen. Ich kenne mich mit Visual Basic und Excel aus und ich wollte auch hier ein Programm, das mir genau das bietet, was ich benötige. Und das bot mir nur Acumatica [Haufe X360].“
ERIC MIZRAHI
Director of Operations & IT
Mizrahi gefiel, dass Acumatica [Haufe X360] entwicklerfreundlich ist und dass er einenTeil der Implementierung selbst mit Unterstützung des Acumatica-Partners MIBAR, der ebenfalls in New York City ansässig ist, erledigen konnte. Ihm gefiel auch, dass Acumatica [Haufe X360] ein wachsendes Ökosystem hat, mit mehreren Unternehmen zusammenarbeitet, die Module entwickelt haben, die mit dem ERP kompatibel sind, und dass Acumatica [Haufe X360] seine Software routinemäßig aktualisiert.
Unter Anleitung von MIBAR implementierte Global Beauty Care die Vertriebs-und Finanzsysteme von Acumatica [Haufe X360] und kombinierte sie mit SPS Commerce und der Container-Managementlösung von PC Bennett.
Mit Acumatica [Haufe X360] erhielten die Führungskräfte von Global Beauty Care einen unmittelbaren Überblick über den Status des Unternehmens in Echtzeit.
„Im alten System gab es kein klares Bild über die Anzahl von offenen Bestellungen und keinen klaren Prozess nach der Rechnungserstellung. Jetzt kann ich alles sehen und innerhalb einer Sekunde aufrufen“, so Mizrahi.
Mizrahi erstellte mühelos mehrere Dashboards mit Anfragen, mit denen er sehen kann, wie viele Rechnungen offen sind, wie viele Bestellungen eingegangen sind usw. Die Dashboards ermöglichen es ihm, Probleme sofort zu lokalisieren, was vorher nicht möglich war. „Erst gestern sah ich mir ein Dashboard an und erkannte, dass etwas nicht stimmte. Ich rief im Lager an und fragte: „Habt ihr ein Backup?“ und sie hatten es. Die Zahl sprang ein paar Minuten später um und ich musste keinen Bericht oder Ähnliches erstellen, weil ich ein Dashboard eingerichtet hatte.“
Acumatica [Haufe X360] hat manuelle Eingaben durch Automatisierung ersetzt, was die finanzielle Abwicklung beschleunigt und den Zugang zu den Daten erleichtert hat.
Acumatica [Haufe X360] verbindet sich nahtlos mit den Onlineshops SPS Commerce und ShipStation von Global Beauty Care, was dem Unternehmen ermöglicht, Bestellungen ohne manuelle Datenübermittlung zu bearbeiten sowie Artikel effizient und schnell zu versenden und so den Kundenservice zu verbessern.
Als Mizrahi Schwierigkeiten hatte, einen stark angepassten Nachschubreport zu erstellen, der mit zu vielen Tabellen verknüpft werden sollte, schlug einer der Programmierer bei MIBAR vor, die O-Daten-Technologie anzuzapfen und Excel zur Erstellung des Berichts zu verwenden.
Er schrieb eine generische Anfrage in Acumatica [Haufe X360] und dann den Code, um die Informationen in Excel einzugeben und die benötigten Daten zu kompilieren. Mit Acumatica [Haufe X360] erhielten die Führungskräfte von Global Beauty Care einen unmittelbaren Überblick über den Status des Unternehmens in Echtzeit.
„Generische Anfragen sind mit Acumatica [Haufe X360] ein Kinderspiel. Das ist so mit keinem anderen System, das ich gesehen habe, möglich. Die Stabilität der Software und die Möglichkeit, alles in einen OData-Feed auszuspucken, ist großartig.“
ERIC MIZRAHI
Director of Operations & IT
Ein einziger Mitarbeiter von Global Beauty Care bearbeitet jetzt die Bestellungen seines größten Kunden in ca. 8 Minuten und spart damit mehr als 9 Personenstunden, die zuvor für die manuelle Eingabe von Bestellungen aufgewendet wurden. Die automatischen Kontrollen von Acumatica [Haufe X360] haben mögliche Fehler bei der Rechnungsstellung beseitigt.
Um den Überblick über die aus der ganzen Welt eingehenden Waren zubehalten, verwendet Mizrahi die Container-Managementlösung von PCBennett, einem Partner von Acumatica [Haufe X360], die das komplexe, mit Papier gefüllte Schwarze Brett ersetzte: „Es war wirklich verrückt“, erinnert sich Mizrahi. „Wir brauchten wirklich eine bessere Lösung.“
Mizrahi schuf eine Möglichkeit, Ware in einem temporären Lager namens „the ocean“ zu empfangen, das eine Warenannahme durchführt, um den Überblick über die Eingänge zu behalten. In „the ocean“ gibt es mehrere Containerbestellungen. Wenn ein Container empfangen wird, wird er automatisch in Rechnung gestellt, so dass manuelle Berechnungen überflüssig werden und keine Person sich merken muss, was in Rechnung gestellt wurde.
Dies hat „den Bezahlprozess an die Fabriken komplett umgestaltet“, so Mizrahi.
Dank Acumatica [Haufe X360] und seiner Benutzerfreundlichkeit ist Mizrahi viel produktiver.
„Ich verbringe weniger Zeit mit IT-Fragen und Problemen. Daher habe ich mehr Zeit für den Vertrieb. Außerdem benötige ich viel weniger Zeit, um meinen Mitarbeitern bei der Dateneingabe zu helfen, weil alles jetzt automatisiert ist – und das ist ein großer Bestandteil unseres Wachstums.“
ERIC MIZRAHI
Director of Operations & IT
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