Global Beauty Care

Gesteigertes Wachstum:

Schnell wachsende Global Beauty Care steigert Wachstum mit Acumatica [lexbizz] ERP

Global Beauty Care Stillleben-Bild mit Kosmetika, Pflanze und Handtuch

Kurzübersicht Global Beauty Care

Branche
Vertrieb, Einzelhandel und eCommerce
Sitz
Hauptsitz in New York, USA
Software vor Acumatica [lexbizz]
individuelles System

Über Global Beauty Care

Der Großhändler für Schönheitsprodukte Global Beauty Care wurde vor acht Jahren in einem Kellergeschoss in New York City gegründet. Unter Verwendung fortschrittlicher Technologie und hochwertiger Inhaltsstoffe schuf GBC, wie das Unternehmen genannt wird, ein komplettes Sortiment innovativer Hautpflegeprodukte, die helfen, Ihre Haut zu verbessern, zu regenerieren und neu zu beleben.
Das umfangreiche Produktsortiment sprach Kunden aller Altersgruppen an und der Umsatz wuchs rasant. Heute sind die Produkte bei Walmart und anderen großen Einzelhändlern zu finden.

Nutzer von lexbizz: Tino Becker

„Oracle NetSuite® war astronomisch teuer und ich fürchtete die Anzahl der erforderlichen Anpassungen. Ich kenne mich mit Visual Basic und Excel aus und ich wollte auch hier ein Programm, das mir genau das bietet, was ich benötige. Und das bot mir nur Acumatica [lexbizz].“

Eric Mizrahi
Director of Operations & IT
Portraitbild Tino Becker

Mit der alten Software waren wir nicht mehr in der Lage, unser wachsendes Unternehmen abzubilden und den agilen Marktprozessen zu folgen. Wir brauchten dringend eine vollintegrierte Unternehmenslösung.

Dipl.-Ing. (FH) Tino Becker
Geschäftsführer LaCoSys GmbH
Portraitbild Tino Becker

Die Zusammenarbeit mit der Bome GmbH war eine Partnerschaft auf Augenhöhe und so lief der Implementierungsprozess fast reibungslos.

Dipl.-Ing. (FH) Tino Becker
Geschäftsführer LaCoSys GmbH

Auf einen Blick:
Der Mehrwert für Global Beauty Care

Schnellere Datenverarbeitung
mit weniger Workarounds und Fehlern

Echtzeit-Finanzüberblick
über den gesamten Geschäftsbereich

Behebung potenzieller Fehler bei der Rechnungsstellung
durch Umgestaltung des Bezahlprozesses an die Fabriken

Vermeidung von zusätzlichem Personalbedarf
bei erhöhter Anzahl an Transaktionen

Leichterer Zugang zu Daten
durch Verwendung von generischen Abfragen und Dashboards

Erhöhte Produktivität
der Director steigert Umsatz, anstatt sich um die IT zu kümmern

Herausforderungen

Der Dynamik nicht gewachsen: Grenzen in der Altsoftware

„In unserem Netzwerk arbeiteten wir mit einem eigenständigen Finanzsystem, das vor vielen Jahren eingerichtet wurde und nicht für unsere Branche bestimmt war“, erklärt Eric Mizrahi, Director of Operations & IT von Global Beauty Systems. „Es hatte eine sehr begrenzte vorgegebene Fenstergröße, die nur etwa 1/3 eines modernen Computermonitors ausfüllen würde – so blieb ein großer Teil des Bildschirms ungenutzt.“
Die Mitarbeiter konnten Informationen nicht ausschneiden und einfügen, die Exporte in Excel waren mühsam und es gab Probleme mit Datensätzen, die mehr als 30.000 Einträge hatten. „Das System war nicht intelligent, es war nicht mit dem Internet verbunden und konnte keine Verbindung zu Zusatzanwendungen herstellen“, fügt er hinzu.

Die Verfolgung von Containern, die Waren aus Übersee bringen, bereitete Kopfschmerzen: „Es war sehr kompliziert, den Überblick anhand der ganzen Papiere zu behalten, über was gerade ankam oder welche Ware gefragt war und unbedingt als Erstes entladen werden musste“, erklärt Mizrahi. „Es war wie ein kompliziertes Schwarzes Brett, und wenn jemand niesen musste, verursachte das ein Papierchaos.“

Ohne Einblick in die Finanzdaten verbrachte das Buchhaltungsteam viel Zeit mit manuellen Berechnungen, um z. B. zu berechnen, wie viel einem ausländischen Lieferanten geschuldet wurde, was zu Fehlern führte.

Manuelle Bearbeitung von Aufträgen

Die größte Herausforderung war jedoch die Bearbeitung der Bestellungen des größten Kunden, dessen mehr als 40 Distributionszentren jeden Donnerstag Bestellungen aufgaben. Die Bestellungen mussten innerhalb weniger Stunden weitergeleitet werden.

„Die Hälfte des Unternehmens stand still. Alle stoppten das, was sie gerade machten, und gaben Bestellungen ein. Wir hatten kein System, um die Daten in das Programm zu importieren oder die Verkaufsaufträge zu automatisieren.“

Eric Mizrahi
Director of Operations & IT

Wechsel zu lexbizz

Modernes System, das schnell wachsen kann

Global Beauty Care brauchte ein modernes Finanzsystem, das es ihnen ermöglicht, das schnelle Wachstum fortzusetzen und gleichzeitig Produkte effektiver zu vermarkten, erklärt Mizrahi.
Er wusste, dass sie eine Technologieplattform benötigten, die über ein starkes und wachsendes Ökosystem innovativer Lösungen, eine sich ständig weiterentwickelnde Technologie und ein solides Supportsystem verfügte, welches ihr Wachstum im Zuge der Betriebserweiterung ermöglichen würde.

Global Beauty Care benötigten außerdem eine durchgängige Kontrolle und Transparenz aller Aspekte ihrer Lieferkette, ausgereifte Funktionen für die Bestands- und Auftragsverwaltung sowie integrierte EDI- und Landed-Cost/Container-Managementlösungen, die vollständig in ein ERP integriert waren.

Mizrahi verglich diverse ERP-Softwares und musste sich am Ende zwischen Oracle NetSuite® und Acumatica[lexbizz] entscheiden:

„Oracle NetSuite® war astronomisch teuer und ich fürchtete die Anzahl der erforderlichen Anpassungen. Ich kenne mich mit Visual Basic und Excel aus und ich wollte auch hier ein Programm, das mir genau das bietet, was ich benötige. Und das bot mir nur Acumatica [lexbizz].“

Eric Mizrahi
Director of Operations & IT

Mizrahi gefiel, dass Acumatica [lexbizz] entwicklerfreundlich ist und dass er einenTeil der Implementierung selbst mit Unterstützung des Acumatica-Partners MIBAR, der ebenfalls in New York City ansässig ist, erledigen konnte. Ihm gefiel auch, dass Acumatica [lexbizz] ein wachsendes Ökosystem hat, mit mehreren Unternehmen zusammenarbeitet, die Module entwickelt haben, die mit dem ERP kompatibel sind, und dass Acumatica [lexbizz] seine Software routinemäßig aktualisiert.

Unter Anleitung von MIBAR implementierte Global Beauty Care die Vertriebs-und Finanzsysteme von Acumatica [lexbizz] und kombinierte sie mit SPS Commerce und der Container-Managementlösung von PC Bennett.

Implementierte ERP-Lösung

Financial Management
Distribution Edition

Ergebnisse

Connected Business mit Echtzeit-Übersicht

Mit Acumatica [lexbizz] erhielten die Führungskräfte von Global Beauty Care einen unmittelbaren Überblick über den Status des Unternehmens in Echtzeit.

„Im alten System gab es kein klares Bild über die Anzahl von offenen Bestellungen und keinen klaren Prozess nach der Rechnungserstellung. Jetzt kann ich alles sehen und innerhalb einer Sekunde aufrufen“, so Mizrahi.

Mizrahi erstellte mühelos mehrere Dashboards mit Anfragen, mit denen er sehen kann, wie viele Rechnungen offen sind, wie viele Bestellungen eingegangen sind usw. Die Dashboards ermöglichen es ihm, Probleme sofort zu lokalisieren, was vorher nicht möglich war. „Erst gestern sah ich mir ein Dashboard an und erkannte, dass etwas nicht stimmte. Ich rief im Lager an und fragte: „Habt ihr ein Backup?“ und sie hatten es. Die Zahl sprang ein paar Minuten später um und ich musste keinen Bericht oder Ähnliches erstellen, weil ich ein Dashboard eingerichtet hatte.“

Acumatica [lexbizz] hat manuelle Eingaben durch Automatisierung ersetzt, was die finanzielle Abwicklung beschleunigt und den Zugang zu den Daten erleichtert hat.

Acumatica [lexbizz] verbindet sich nahtlos mit den Onlineshops SPS Commerce und ShipStation von Global Beauty Care, was dem Unternehmen ermöglicht, Bestellungen ohne manuelle Datenübermittlung zu bearbeiten sowie Artikel effizient und schnell zu versenden und so den Kundenservice zu verbessern.

Als Mizrahi Schwierigkeiten hatte, einen stark angepassten Nachschubreport zu erstellen, der mit zu vielen Tabellen verknüpft werden sollte, schlug einer der Programmierer bei MIBAR vor, die O-Daten-Technologie anzuzapfen und Excel zur Erstellung des Berichts zu verwenden.

Er schrieb eine generische Anfrage in Acumatica [lexbizz] und dann den Code, um die Informationen in Excel einzugeben und die benötigten Daten zu kompilieren.

Mit Acumatica [lexbizz] erhielten die Führungskräfte von Global Beauty Care einen unmittelbaren Überblick über den Status des Unternehmens in Echtzeit.

„Im alten System gab es kein klares Bild über die Anzahl von offenen Bestellungen und keinen klaren Prozess nach der Rechnungserstellung. Jetzt kann ich alles sehen und innerhalb einer Sekunde aufrufen“, so Mizrahi.

Mizrahi erstellte mühelos mehrere Dashboards mit Anfragen, mit denen er sehen kann, wie viele Rechnungen offen sind, wie viele Bestellungen eingegangen sind usw. Die Dashboards ermöglichen es ihm, Probleme sofort zu lokalisieren, was vorher nicht möglich war. „Erst gestern sah ich mir ein Dashboard an und erkannte, dass etwas nicht stimmte. Ich rief im Lager an und fragte: „Habt ihr ein Backup?“ und sie hatten es. Die Zahl sprang ein paar Minuten später um und ich musste keinen Bericht oder Ähnliches erstellen, weil ich ein Dashboard eingerichtet hatte.“

Acumatica [lexbizz] hat manuelle Eingaben durch Automatisierung ersetzt, was die finanzielle Abwicklung beschleunigt und den Zugang zu den Daten erleichtert hat.

Acumatica [lexbizz] verbindet sich nahtlos mit den Onlineshops SPS Commerce und ShipStation von Global Beauty Care, was dem Unternehmen ermöglicht, Bestellungen ohne manuelle Datenübermittlung zu bearbeiten sowie Artikel effizient und schnell zu versenden und so den Kundenservice zu verbessern.

Als Mizrahi Schwierigkeiten hatte, einen stark angepassten Nachschubreport zu erstellen, der mit zu vielen Tabellen verknüpft werden sollte, schlug einer der Programmierer bei MIBAR vor, die O-Daten-Technologie anzuzapfen und Excel zur Erstellung des Berichts zu verwenden.

Er schrieb eine generische Anfrage in Acumatica [lexbizz] und dann den Code, um die Informationen in Excel einzugeben und die benötigten Daten zu kompilieren.

„Generische Anfragen sind mit Acumatica [lexbizz] ein Kinderspiel. Das ist so mit keinem anderen System, das ich gesehen habe, möglich. Die Stabilität der Software und die Möglichkeit, alles in einen OData-Feed auszuspucken, ist großartig.“

Eric Mizrahi
Director of Operations & IT

Umgestaltung des Bezahlprozesses

Ein einziger Mitarbeiter von Global Beauty Care bearbeitet jetzt die Bestellungen seines größten Kunden in ca. 8 Minuten und spart damit mehr als 9 Personenstunden, die zuvor für die manuelle Eingabe von Bestellungen aufgewendet wurden. Die automatischen Kontrollen von Acumatica [lexbizz] haben mögliche Fehler bei der Rechnungsstellung beseitigt.

Verfolgung von Containern

Um den Überblick über die aus der ganzen Welt eingehenden Waren zubehalten, verwendet Mizrahi die Container-Managementlösung von PCBennett, einem Partner von Acumatica [lexbizz], die das komplexe, mit Papier gefüllte Schwarze Brett ersetzte: „Es war wirklich verrückt“, erinnert sich Mizrahi. „Wir brauchten wirklich eine bessere Lösung.“

Mizrahi schuf eine Möglichkeit, Ware in einem temporären Lager namens „theocean“ zu empfangen, das eine Warenannahme durchführt, um den Überblick über die Eingänge zu behalten. In „the ocean“ gibt es mehrere Containerbestellungen. Wenn ein Container empfangen wird, wird er automatisch in Rechnung gestellt, so dass manuelle Berechnungen überflüssig werden und keine Person sich merken muss, was in Rechnung gestellt wurde. Dies hat „den Bezahlprozess an die Fabriken komplett umgestaltet“, so Mizrahi.

Mehr Produktivität und mehr Umsatz mit Acumatica [lexbizz]

Dank Acumatica [lexbizz] und seiner Benutzerfreundlichkeit ist Mizrahi viel produktiver.

„Ich verbringe weniger Zeit mit IT-Fragen und Problemen. Daher habe ich mehr Zeit für den Vertrieb. Außerdem benötige ich viel weniger Zeit, um meinen Mitarbeitern bei der Dateneingabe zu helfen, weil alles jetzt automatisiert ist – und das ist ein großer Bestandteil unseres Wachstums.“

Eric Mizrahi
Director of Operations & IT