Auf dem Weg zu digitalen Unternehmensstrukturen ist die Entscheidung für ein modernes ERP-System nur die halbe Miete. Für den Projekterfolg einer ERP-Einführung ist eine sorgfältige Planung unerlässlich. Damit das ERP-Projekt zur Erfolgsgeschichte wird, sollten Sie nicht nur die Kosten im Blick behalten, sondern allen Phasen der ERP-Einführung Aufmerksamkeit schenken.
Bei der Einführung eines neuen ERP-Systems stehen Unternehmen zwei unterschiedliche Vorgehensmodelle zur Verfügung. Neben dem „klassischen“ Weg, das Digitalisierungsprojekt umzusetzen, besteht die Möglichkeit einer agilen ERP-Einführung. Die klassische Einführungsstrategie basiert auf eingehenden Analysen und Planungen. Alternativ dazu setzt die agile Einführungsmethodik auf eine phasenorientierte Einführung, bei der die Umsetzung sukzessive eingeleitet wird. Analysen und Anpassungen erfolgen dann sukzessive.
Nach wie vor erfreut sich die klassische ERP-Einführung großer Beliebtheit bei den Unternehmen. Die Methodik der Einführung einer ERP-Software vertraut auf eine eingehende Analyse und die Ermittlung möglicher Optimierungen der Prozesse. Im Anschluss wird die ERP-Lösung an die individuellen Anforderungen des jeweiligen Unternehmens angepasst.
Folgende Phasen kennzeichnen einen klassischen ERP-Einführungsprozess:
Klassische ERP-Einführung bedeutet in diesem Fall nicht zwangsläufig problemlos, denn: Mögliche Probleme bei der ERP-Einführung treten erst zu einem späten Zeitpunkt auf – meist in der Test- oder sogar erst in der Umstellungsphase. In dieser Projektphase der Software-Einführung sind Änderungen vielfach mit Komplikationen verbunden. In jedem Fall sind die ERP-Kosten jedoch hoch, sofern späte Änderungen erforderlich werden.
Die agile ERP-Einführung ist gewissermaßen eine Antwort auf die beschriebenen Schwierigkeiten, die bei der klassischen Vorgehensweise auftreten können. Auf der Grundlage einer klaren Struktur bietet die agile ERP-Einführungsstrategie flexible Möglichkeiten, um auf unerwartete Ereignisse zu reagieren. Zudem bindet die sukzessive Einführung der ERP-Software die Mitarbeiter besser ein. Nicht zuletzt, weil die Software in vielen einzelnen Umsetzungsphasen eingeführt wird, wächst das Verständnis der Beschäftigten und die Nutzerfreundlichkeit wird deutlich.
Beispielhaft können die Phasen einer agilen ERP-Einführung wie folgt aussehen:
Die agile ERP-Einführung bietet vor allem bei kleineren Projekten Vorteile, da sie alle Beteiligten schrittweise an das neue System heranführt. Hinzu kommt, dass der Livegang erst dann erfolgt, wenn alle Abschnitte die Optimierungsphase abgeschlossen haben.
Bei der Einführung eines ERP-Systems beschreibt die sogenannte Projektinitialisierung den Auftakt des Digitalisierungsprozesses. Fest steht: Unternehmen jeglicher Art profitieren vom ERP. Unabhängig von der Unternehmensgröße bedeuten derartige Projekte jedoch immer eine große Herausforderung. Die Einführung eines ERP-Systems ist ein komplexer Prozess, der die Integration verschiedener Geschäftsprozesse in einem Unternehmen ermöglicht. Dabei spielen die Anwender eine entscheidende Rolle, da ihre Bedürfnisse und Anforderungen die Auswahl und Implementierung maßgeblich beeinflussen.
Der optimale Nutzen ist erreicht, wenn es gelingt, ein individuelles System im Unternehmen zu etablieren, das die jeweiligen Anforderungen auf digitaler Ebene abbildet. Aufgabe der ERP-Projektinitialisierung ist es deswegen, Rahmenbedingungen zu schaffen, die einen Projekterfolg gewährleisten und gleichzeitig geeignet sind, um die Implementierung im Unternehmen sicherzustellen. Vor diesem Hintergrund ist planvolles Vorgehen unerlässlich.
Der Star ist die Mannschaft. Dieser griffige Satz aus dem Sport lässt sich problemlos auf das ERP-Projekt übertragen. Mit der Benennung eines ERP Projektteams legen Sie die Grundlage für die Einführung einer ERP-Software. Struktur in das Projektmanagement zu bringen, ist ein wichtiges Element auf dem Weg zum Projekterfolg. Vor allem, wenn es um die Einhaltung von Zeitplänen oder Verantwortlichkeiten des Tagesgeschäfts geht, ist es wichtig, potenzielle Projektrisiken zu minimieren. Kernaufgaben des Projektmanagements sind die Einhaltung von Timeline und Budget sowie die Überwachung aller Maßnahmen.
An der Spitze des Projektteams steht ein ERP-Projektleiter – häufig auch als ERP-Projektmanager bezeichnet. Der ERP-Projektleiter ist maßgeblicher Projektverantwortlicher. An dieser Stelle läuft die Ressourcenplanung des ERP-Projekts zusammen. Damit ist die Position des ERP-Projektleiters die wichtigste Personalie bei der Einführung eines ERP-Systems. Das Anforderungsprofil des ERP-Leiters ist durchaus anspruchsvoll. Idealerweise verfügt der Projektverantwortliche über einschlägige Projekterfahrung.
Wann genau der Projektplan erstellt wird, ist von Projekt zu Projekt unterschiedlich. Der Projektplan bei der ERP-Einführung sollte aber so früh und so detailliert wie möglich erstellt werden. Eine akribische Projektplanung zählt zu den zentralen Grundlagen des ERP-Projekts. Für den Projekterfolg ist es wichtig, dass sich alle Beteiligte an den Plan halten. Verzögerungen oder andere Vorkommnisse müssen frühzeitig kommuniziert werden. Das bringt Klarheit und spart Geld. Kalkulieren Sie unbedingt Zeit- und Budget-Puffer für unerwartete Ereignisse ein.
Legen Sie einen fixen Termin für die Systemumstellung fest und mobilisieren Sie alle verfügbaren Ressourcen, um diesen auch wirklich einzuhalten. Definieren Sie im Projektplan außerdem exakte Zuständigkeiten und Projekt-Meilensteine: Stellen Sie klar, wer, wann, was erledigt haben muss, damit die nächsten Schritte erfolgen können. Legen Sie fest, über welche Kommunikationskanäle Informationen ausgetauscht werden. Der ERP-Projektleiter ist angehalten, definierte Meilensteine einzufordern. Treten Verzögerungen auf, ist es wichtig die Gründe herauszufinden und den Projektplan der ERP-Einführung entsprechend anzupassen.
Die Ausarbeitung einer Anforderungsanalyse dringt in die Tiefe des Unternehmens ein. Eine gute Vorbereitung und akribische Detailarbeit gehen an dieser Stelle vor Geschwindigkeit. Selbst für Mitarbeiter mit jahrelanger Erfahrung stellt das Vordringen in die technische Infrastruktur und die Prozessabläufe ihres Unternehmens eine Herausforderung dar.
Für das ERP-System sind diese Informationen und die daraus abgeleiteten Projektanforderungen von entscheidender Bedeutung für den Projekterfolg. Als Faustregel gilt: Je detaillierter die Anforderungsanalyse erfolgt, desto effektiver läuft der Gesamtprozess bei der Einführung des ERP-Systems ab. Oder anders formuliert: Im Resultat basiert die künftige Software-Architektur von der Präzision der Anforderungsanalyse.
Das ERP-Lastenheft gibt Strukturen vor, an denen sich die Einführung eines individuellen ERP-Systems orientiert – für den Projekterfolg ist es vielmehr ein Projekthandbuch. Festgehalten werden neben funktionalen vor allem technische Anforderungen, die ein ERP-System abbilden soll. Für viele Unternehmen ist es eine wichtige Erfahrung, ein Lastenheft zu erstellen. Bei der Auseinandersetzung mit dem eigenen Unternehmen lernen die Verantwortlichen viel über sich selbst. Dennoch: Beschrieben werden im Lastenheft nur die Anforderungen – nicht die Lösungswege. Im Vordergrund stehen Prozesse. Um die erforderliche Detailtiefe im Projekthandbuch zu implementieren, ist es ratsam, das Know-how der Fachabteilungen in den ERP-Prozess zu integrieren. Mit diesen Anforderungen kann typischerweise eine Vorauswahl geeigneter Systeme erfolgen.
Unsere ERP-Lastenheftvorlage unterstützt Sie bei der Planung Ihres neuen ERP-Systems. Mit ihr können Sie Ihre Anforderungen präzise festlegen und ein verbindliches Bild der Projektziele schaffen. Erfolgreich Risiken minimieren und ein gemeinsames Verständnis im Team schaffen.
Auf der Grundlage eines detaillierten Anbieterbriefings erfolgt im nächsten Schritt die ERP-Auswahl und damit einhergehend der Auswahlprozess eines passenden ERP-Anbieters. Wählen Sie aus dem Pool der Kandidaten die vielversprechenden Anbieter aus und laden Sie diese zu einer Präsentation ein. Im Rahmen eines ERP-Workshops präsentieren die ERP-Anbieter dann ihre Lösungen bei Ihnen vor Ort.
Sobald die ERP-Auswahl getroffen ist und die vertraglichen Details geklärt sind, startet die Implementierungsphase. Damit erfolgt der Startschuss für die technische ERP-Implementierung durch den Implementierungspartner. Ziel des Implementierungsprojekts ist es, Ihre Arbeitsabläufe und Prozesse in der ERP-Software zu verankern. Mit der ERP-Implementierung kommt Schwung in das Projekt, Arbeitspakete werden definiert und angegangen. Nicht nur die eigene IT-Abteilung ist involviert, auch das Projektteam und andere Mitarbeiter werden möglichst früh in die Veränderungen einbezogen und bringen Ihr Fachwissen ein. So gerüstet erfolgt nun die Anpassung des gewählten Systems an die spezifischen Anforderungen des Unternehmens und die Implementierung eines Testsystems.
Bis zu diesem Zeitpunkt ist das Lastenheft das zentrale Dokument des ERP-Projekts. In einem Workshop durchleuchtet der ERP-Anbieter gemeinsam mit Ihnen die Leistungen und Anforderungen, die im Lastenheft festgehalten sind. Dabei formuliert der Anbieter Lösungen zur Umsetzung der ERP-Prozesse sowie anderer Vorgaben und klärt über das Prozessdesign auf. Ist eine Übereinstimmung beider Partner erzielt, werden die Ergebnisse in einem sogenannten Pflichtenheft festgehalten. Dort wird niedergeschrieben, wie der ERP-Anbieter die Vorgaben des Lastenhefts technisch umsetzen will.
Zeitgleich zum Implementierungsprozess finden in Ihrem Unternehmen diverse Schulungsmaßnahmen statt. Diese ERP-Trainings lassen sich in zwei Kategorien unterscheiden:
Zu Beginn der Implementierungsphase findet eine sogenannte ERP-Grundschulung statt. Ziel dieser Maßnahme ist es, Key-Usern einen Überblick über das ERP-System zu geben und sie im Umgang mit den wichtigsten Funktionen zu schulen. Die Key-User übernehmen eine zentrale Funktion, wenn ein ERP-System im Unternehmen eingeführt wird. Sie bilden das Bindeglied zwischen Projektleitung und Belegschaft. Aufgabe der Key-User ist es, die Akzeptanz des Projekts zu steigern und Vorbehalte gegen die ERP-Lösung aufzulösen. Darüber hinaus fungieren Key-User als Betreuer bei der Umsetzung. Zu einem späteren Projektzeitpunkt wird das Know-how der Key-User für Schulungen genutzt.
Gegen Ende der Implementierungsphase – wenn das ERP-System läuft – finden Mitarbeiterschulungen statt. In der Regel übernehmen Key-User die internen Schulungen. Diese Vorgehensweise stößt den innerbetrieblichen Wissenstransfer an und verankert das Know-how rund um das neue ERP-System tief im Unternehmen.
Damit erst gar keine falschen Vorstellungen aufkommen: Die Einführung eines ERP-Systems benötigt Zeit. Das gilt insbesondere für die technische Umsetzung. In dieser Phase der ERP-Einführung werden die Prozesse des Unternehmens umgestellt und das neue System installiert. Über das sogenannte Customizing findet die Datenmigration statt. Gleichzeitig wird das Corporate Design implementiert und Schnittstellen genutzt, um Module mit zusätzlichen Funktionen anzubinden.
Mit einer ganzen Reihe unterschiedlicher Migrationstests wird sichergestellt, dass das Datenmigrationskonzept funktioniert und nicht nur die Standardfunktionen sichergestellt sind.
Abgeschlossen werden diese Maßnahmen im Rahmen eines finales Integrationstests und einem abschließenden Testlauf der Prozesse über das gesamte Unternehmen. Ist die „Jungfernfahrt“ des ERP-Systems erfolgreich, dann erklärt der ERP-Projektleiter die Betriebsbereitschaft. Damit kann das Produktivsystem aufgebaut werden. Der Go-Live-Termin rückt näher.
Mit dem Livegang – dem sogenannten Go-live – des ERP-Systems geht die Umsetzungsphase auf die Zielgerade. Start, Schulung und Unterstützung – so lauten die letzten Parameter vor der Inbetriebnahme (dem sog. Echtstart).
Bevor das Produktivsystem in den Echtbetrieb geht, werden die Endanwender geschult. In der Regel sind die Key-User für diese Aufgabe prädestiniert, da sie die ERP-Einführung seit langer Zeit begleiten und das System sehr gut kennen. Parallel dazu erfolgt die Datenübernahme für den produktiven Betrieb. Anschließend erfolgt die Inbetriebnahme – das ERP-System ist erfolgreich eingeführt.
Erfahrungen zeigen, dass Transformationsprozesse wie die Implementierung eines ERP-Systems sinnvollerweise mit einem zielgerichteten Change Management begleitet werden. Der Hintergrund: Mitarbeiter durchlaufen bei Veränderungsprozessen typischerweise vier Phasen:
Ziel des Änderungsmanagements muss es daher sein, die ERP-Implementierung und die Akzeptanz durch die Mitarbeiter sicherzustellen. Ein schlüssiges Change Management verhindert Misserfolge, indem es auf etablierte Methoden zurückgreift, um bei Mitarbeitern Mitwirkung und Unterstützung des ERP-Projekts auszubilden. Von Bedeutung sind hier beispielsweise Migrations- und Integrationstests. Die praktische Auseinandersetzung mit den positiven Effekten eines ERP-Systems sorgen vielfach für Akzeptanz.
Grundsätzlich fußt ein schlüssiges Change Management auf sieben Erfolgsfaktoren:
Dass die Einführung eines ERP-Systems auch Risiken mit sich bringt, sollte man nicht verschweigen. Wie bei vielen anderen IT-Projekten auch sind unklare Ziele, unrealistische Timelines oder einen mangelhafte Kommunikation Ursachen für so manche Verstimmungen im Projektverlauf. Mit akribischer Planung, stringentem Vorgehen und einem erfahrenen ERP-Anbieter an der Seite lassen sich die Herausforderungen jedoch bewältigen.
Weitere Ursachen entsprechender Einführungsprojekte sind uneindeutige Zieldefinitionen oder eine mangelhafte Datenqualität. Aus Unerfahrenheit wird auch der Zeitraum für die Einführung des Digitalisierungsprojekts häufig falsch eingeschätzt. Gerade an dieser Stelle ist die Beratung des ERP-Anbieters ein entscheidender Punkt. Vielfach ist die Erfahrung gleichbedeutend mit einem strukturierten Einführungsprozess.
Beachtung sollten ERP-Interessenten auch dem Kulturwandel schenken, den eine ERP-Einführung auslöst. Die Arbeitsrealität nicht weniger Mitarbeiter ändert sich. Der Angst, den Arbeitsplatz zu verlieren, gilt es mit verstärkter Mitarbeiterbeteiligung zu begegnen. Zudem sind klare Hierarchien dem Projekterfolg zuträglich. Grundsätzlich aber gilt: Alles in allem bieten ERP-Systeme aber mehr Chancen als Risiken.
Die folgende Checkliste erleichtert Ihnen die erfolgreiche Einführung eines ERP-Systems in kleinen und mittelständischen Unternehmen:
Bei der Einführung eines ERP-Systems sollten Sie die Erfahrung des Anbieters nicht unterschätzen. Da der Transformationsprozess ein weitreichender Eingriff in die Unternehmensprozesse ist, kann gerade diesem Punkt entscheidende Bedeutung zukommen. Anbieter wie Haufe X360 bieten beispielsweise umfassende Angebote für ERP-Einsteiger. Beratung, Produkttour und Test-Account sind kostenlos und ermöglichen eine umfassende ERP-Experience ohne Risiko.
Mit der digitalen Unternehmensplattform Haufe X360 kombiniert der ERP-Anbieter klassische Kernfunktionen wie Einkauf, Verkauf, Lagermanagement oder Finanzbuchhaltung mit branchenspezifischen und schnittstellenbasierten Erweiterungen. Im Resultat lassen sich so sämtliche Geschäftsprozesse in einem System abbilden.
Bei der Konfiguration, Inbetriebnahme und Schulungsbedarf kann Haufe X360 seine große Erfahrung für cloudbasierte ERP-Systeme ausspielen. Nicht zuletzt wegen seiner ERP-Beratung ist Haufe X360 ein Garant für die sichere Einführung moderner Cloud-ERP-Systeme.